|
|
Посчитаемся за подарки... Эффективный учет призов, подарков и РОSм при проведении промо -акций.
Посчитаемся за подарки... Эффективный учет призов, подарков и РОSм
при проведении промо -акций.
Введение.
Призы желанны не только тем, кому они предназначены, но и людям
случайным. А потому кепки, футболки, кружки и другие милые штучки имеют
тенденцию исчезать во время проведения промоакции. Рекламные материалы
также теряются, выбрасываются, портятся во время хранения... Грамотный
учет помогает навести порядок при раздаче призов и сэкономить
значительные средства.
Отсутствие учета на любой акции - это гарантированный хаос. На
крупной акции хаос может быть огромным. И виноваты в этом прежде всего
обычные человеческие качества: забывчивость, халатность, корысть в
конце концов. Без накладных, тетрадей учета, контролеров и кладовщиков,
как ни крути, обойтись не удастся. Посмотрим, как не превратить в хаос
сам учет.
Срок годности ограничен. Популярными РОSm для
проведения акции являются плакаты и листовки — самое простое, что можно
придумать. Комплекта документов для их учета как такового нет. Да,
собственно, он и не нужен: и те и другие относятся к расходным
материалам.
Еще до начала акции призывные плакаты, информирующие о предстоящем
мероприятии, размещаются в торговой точке, где будет проходить акция.
Единственным документом учета может являться накладная, в которой
указывается количество РОSm для акции. Работает она по принципу «пост
сдал - пост принял»: в документе показывается количество привезенных
заказчиком плакатов, ответственное за них лицо в фирме-получателе,
которая проводит акцию. Строгой же системы отчетности нет.
ВАЖНЫЕ ПРАВИЛА:1. Один ответственный в один момент
времени. Каждый объект учета должен быть подотчетен в один момент
времени одному лицу. Ответственность всегда должна быть
персонифицирована.
2. Двойная запись. Сведения об объектах учета всегда должны вестись в
двух разных документах. Например, выдача призов фиксируется в складской
книге и накладной на вывоз товара. Дублирование позволит вам
качественно провести сверку и найти потерявшееся и «потерявшееся».
3. Учет должен быть регулярным. Если вы не проводите сверки постоянно - ждите сюрпризов.
4. Каждый сотрудник должен получать под ответственность призы и
материалы на сумму, соразмерную его вознаграждению. Супервайзер с
заработной платой в 500 долларов в месяц не может хранить дома или в
гараже пять домашних кинотеатров или паллету косметических образцов. Не
вводите человека в искушение — тем самым вы просто лишаете себя
возможности воздействовать на растеряху рублем.
5. Все остатки должны сдаваться ответственными своевременно, под запись и до выдачи заработной платы.
Плакаты изготавливают на определенную акцию. После окончания
кампании информация на них устаревает, такие плакаты уже не нужны, они
свое отработали — оповестили народ, создали интерес. Поэтому важно
проконтролировать своевременное размещение плакатов, иначе весь возврат
вы можете смело списывать в убытки.
По-иному обстоит дело с листовками, которые идут под раздачу.
Перед началом акции рассчитывается количество возможных контактов,
совершаемых одним промоутером: за час, за день, за неделю, за все время
проведения рекламной кампании. Все это умножается на количество
магазинов, потом на количество промоутеров, и в результате получается
реально-приблизительное число листовок. Результат есть тираж, который
присылает заказчик вместе с накладной, на основе которой составляется
отчет о полученных, выданных и оставшихся экземплярах. Нерозданные
листовки ожидает судьба плакатов, т к. информация, размещенная на них,
как правило, тоже сиюминутна и применима только к одной акции. Здесь
один из главных моментов для заказчика - это максимально правильно
рассчитать количество листовок, т. к. после проведения многих акций они
остаются коробками, а это затраты, и немалые. Чаще всего расчеты
проводит сам заказчик, в редких случаях он обращается к
клиент-менеджеру агентства.
Еще больнее, если нераспространенными и затерявшимися на складе
оказались толстые полноцветные буклеты и каталоги. Очень часто они
именно так и заканчивают свой земной путь на складах дистрибьюторов.
Нет чтобы выложить их своевременно в зал или раздать силами
промоутеров. Распространение дорогостоящей полиграфии должно четко
фиксироваться отчетностью и контролироваться.
Движение, но не броуновское. Одна из основных
проблем учета связана с хранением. Хорошо, если у вас есть транспортное
средство, которое во время проведения промоакции может появляться в
торговой точке два раза в день — привезти призы, а затем увезти что
осталось. А если нет такой возможности, а учет проводить надо?
К началу акции в каждый магазин заказчик привозит определенное
количество призов. Забрать их с собой промоутеры, как правило, не могут
(да и агентство такую практику не поощряет - зачем вводить людей в
искушение). Призы остаются в точке. Есть вероятность, что кто-то из
персонала воспользуется возможностью приобщиться к тому, что «плохо
лежит».
Но существует бумага, регулирующая ежедневный поток призов, -
документ учета движения призов на акции. В нем промоутер пошагово
отмечает все операции с получением-выдачей материальных ценностей.
Кроме промоутера, документ предлагает временную ответственность
администрации магазина или продавца за сохранение «призового фонда».
Согласно этому документу промоутер имеет право сдать призы
ответственному лицу - представителю торговой точки - под роспись на
время своего отсутствия (то есть на ночь) и потом проконтролировать их
наличие. Таким образом призы не остаются «бесхозными» ни на минуту - их
берегут и промоутер, и торговый работник.
Впрочем, что и говорить, промоутер тоже не безгрешен. Чего не
скажешь о беспристрастном документе, где все движения призов
подтверждаются чеками. По документу всегда можно проследить, где
произошел сбой, если вдруг призы «потерялись».
Ежедневный отчет промоутера. Параллельно с
документом учета движения призов промоутер во время работы скрупулезно
ведет контроль и составляет ежедневный отчет. Здесь самим
промоутером четко прописаны наименование и количество призов на начало
дня. Если в течение акции призы подвозились, это тоже фиксируется.
Пункт «выдано за день» элементарно сверить по чекам, если, конечно, это
подарок за покупку. Но если это дегустация, сэмплинг, то в отчете
фигурируют совсем другие цифры; они приблизительны и вписываются из
теоретических расчетов. Но и здесь в конце рабочего времени промоутером
заполняется графа «остаток».. Если акция имеет продолжение, то этот
остаток, как и призы, сдается материально ответственному лицу, и данные
документа на следующий день считаются исходными. Этот отчет промоутером
составляется непосредственно для агентства.
В совокупности эти два документа универсальны и способны в
общем-то обезопасить и компанию, и промоперсонал. К слову, промоутер и
супервайзер в большинстве агентств несут материальную ответственность
за сохранность оборудования формы, материалов и призов. Правовые
основания для возложения и применения такой отчетности — отдельный
вопрос.
Отчетность супервайзера. В большинстве агентств
ключевой фигурой «учетной политики» являются супервайзеры. Именно они
получают призы и материалы со склада клиента или агентства,
осуществляют транспортировку, контролируют промежуточное хранение,
сдают остатки. Поэтому необходимо уделить особое внимание тому, чтобы
супервайзер получал все по накладным (копия должна оставаться у вас),
расписывался в тетради учета и вел собственные подсчеты остатков по
утвержденному вами бланку.
Если супервайзер не является вашим штатным сотрудником, будьте
вдвойне внимательны. История любого агентства знает много случаев,
когда новоявленные контролеры скрывались в неизвестном направлении с
призами, техникой и даже рекламными буклетами. «Заболел, прийти не
могу», «нашел другую работу, призы завезу, когда время будет», «абонент
не отвечает или временно недоступен» — чего только не услышишь, ведя
поиски безответственного молодца. И самое грустное, что самым страшным
наказанием для горе-супервайзера будет всего лишь табу на работу в
вашем агентстве. Ну еще, может быть, пару своих коллег вы успеете о его
подвигах предупредить.
Поэтому учите супервайэеров учету и требуйте с них отчет по
призам при каждой контрольной встрече. Не ленитесь сверять цифры разных
супервайзеров - это также может натолкнуть на мысли о приписках или
отписках.
Наш Форт-Нокс. Склад для материалов должен быть.
И он должен быть открыт только для одного человека в компании -
ответственного за склад. В крайнем случае у кладовщика может иметься
еще более ответственный помощник. Другим лицам (в том числе
высокопоставленным) нерегламентированный доступ на склад должен быть
воспрещен. Любые «мне только на минутку — нужно взять, посмотреть»
должны пресекаться строгим: «Распишитесь, пожалуйста, в получении». При
этих словах суровый кладовщик должен давать любознательному гражданину
тетрадь учета складских запасов.
Тетрадь - это такой универсальный документ, где фиксируется
движение всего, что есть на складе. Независимо от конкретной ведомости
или накладной, у тетради должен быть ревнительный хранитель и множество
полей для записи. Вас должно интересовать: Кто? Что? В каком
количестве? Когда взял? Для чего? Когда обещал вернуть (если обещал)? И
когда вернул (если вернул)?
Записи в тетради сослужат вам хорошую службу, если кто-то из
супервайзеров потеряется вместе с накладной или какой-то документ
окажется непонятно заполненным.
Полезная практика - накладная на вывоз продукции из офиса. Ее
можно не разрабатывать специально, вполне сгодится третья копия обычной
транспортной накладной (первая копия, как вы помните, остается у
супервайзера для общения с ГАИ или администрацией магазинов, вторую
копию хранит у себя координатор акции, ответственный за расходование
призов и материалов).
Общий отчет. По окончании кампании все отчетные
документы аккумулируются в агентстве, проводившем акцию. Там они
систематизируются и составляется график для заказчика по каждому
рабочему дню, по каждой торговой точке. Указываются адреса площадок и
результаты работы на них - количество продаж, призовой фонд и
количество выданных в течение дня призов, подтвержденное кассовыми
чеками.
В конце рекламной кампании предоставляется таблица, но уже не по
каждому, а по всем магазинам, в которых проводилась акция. В ней
указывается количестве призов на начало акции и остаток (если таковой
имеется). Последний может быть использован на других акциях.
В заключение нужно отметить, что система учета, конечно, не
защитит вас от недобросовестного промоперсонала или вороватых продавцов
в магазинах. Но четкий учет даст вам как минимум три преимущества:
1. Воровать и терять будут только самые-самые наглые и неуклюжие, а таковых все же меньшинство.
2. Никто не сможет украсть или потерять СЛИШКОМ МНОГО, значит, возможные потери будут минимальными.
3. Вы всегда будете знать, кто виноват, а с помощью юристов и
документов найдете правильный ответ и на вопрос «что делать».
Источник:
http://www.btl-magazine.ru/
Александр Маслов
http://www.livepromotion.ru/files/btl_files/btl71.html |
| Категория: Учет в btl | Добавил: belowtheline (11 Сентября 2007)
|
| Просмотров: 2203
| Рейтинг: 0.0/0 |
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи. [ Регистрация | Вход ] |
|
| На сайте |
 |
 | Онлайн всего: 1 Гостей: 1 Пользователей: 0 | |
|
